TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA FIRMA ELECTRÓNICA
OPERYX S.A.S. NIT 902.059.079-8
Versión: 1.0 Fecha de expedición: 13 de junio de 2026 Fecha de entrada en vigencia: 13 de junio de 2026 Última modificación: 13 de junio de 2026
Documento de carácter general aplicable a todas las empresas usuarias de la plataforma Operyx.
1. OBJETO
Los presentes Términos regulan el uso de la firma electrónica dentro de la plataforma Operyx, mediante la cual los trabajadores, usuarios internos y terceros manifiestan su voluntad y consentimiento respecto de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y demás actos que la plataforma gestione. Al marcar la casilla de aceptación y registrar su firma, el firmante acepta de forma libre, previa, expresa e informada estos Términos.
2. MARCO LEGAL
La firma electrónica que se captura en la plataforma se rige por:
- Ley 527 de 1999, que reconoce validez y fuerza probatoria a los mensajes de datos y a la firma electrónica.
- Decreto 2364 de 2012, que reglamenta la firma electrónica y establece sus requisitos de confiabilidad y apropiación.
- Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, en lo relativo al tratamiento de los datos personales y biométricos asociados a la firma.
- Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019, en cuanto a los registros documentales del SG-SST que la firma respalda.
3. NATURALEZA Y VALIDEZ DE LA FIRMA
3.1. La firma capturada en la plataforma es una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012. Consiste en el trazo manuscrito que el firmante realiza sobre el lienzo digital, asociado a su identidad y al documento específico que firma.
3.2. Conforme al artículo 7 de la Ley 527 de 1999, esta firma electrónica tiene la misma validez y fuerza vinculante que la firma manuscrita siempre que sea confiable y apropiada para los fines del documento.
3.3. La firma se considera confiable y atribuible porque la plataforma garantiza:
- Identidad del firmante (sesión autenticada del usuario, o verificación por documento de identidad en el caso de terceros y trabajadores).
- Integridad del documento firmado, que no puede alterarse después de la firma.
- Registro probatorio del acto: se conserva la fecha y hora exacta, la versión de estos Términos aceptada, la identidad del firmante y el documento al que corresponde.
- No reutilización: la firma se captura únicamente en el momento del acto y para el documento específico; no se reutiliza en otros documentos sin un nuevo acto de firma.
4. CONSENTIMIENTO Y ACEPTACIÓN PREVIA
Antes de cada firma, el firmante debe marcar de forma obligatoria la casilla de aceptación de estos Términos y de la Política de Tratamiento de Datos Personales. Sin esa aceptación, la plataforma no habilita la firma. Cada aceptación se registra de manera inmutable junto con la firma (principio de demostrabilidad, artículo 26 del Decreto 1377 de 2013).
5. INMUTABILIDAD Y NO REPUDIO
Una vez registrada, la firma y su documento asociado son inmutables: no pueden modificarse ni eliminarse, salvo los procedimientos excepcionales previstos por la ley. El firmante no podrá desconocer (no repudio) una firma válidamente capturada con su identidad autenticada y su aceptación previa registrada.
6. ROLES
6.1. La empresa usuaria para la cual el firmante presta sus servicios o con la cual se relaciona es la Responsable del tratamiento de los datos asociados a la firma.
6.2. OPERYX S.A.S. actúa como operador tecnológico (Encargado) de la plataforma: provee la infraestructura de captura, registro y conservación de la firma siguiendo las instrucciones de la empresa Responsable, sin darle un uso distinto al aquí descrito.
7. CONSERVACIÓN
La firma y sus registros de aceptación se conservan por los plazos legales aplicables a los documentos del SG-SST que respaldan, conforme al Decreto 1072 de 2015 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales de Operyx.
8. DERECHOS DEL FIRMANTE
El firmante conserva todos los derechos de Habeas Data (conocer, actualizar, rectificar,
suprimir y revocar) en los términos de la Ley 1581 de 2012, ejerciéndolos ante la empresa
Responsable o, subsidiariamente, ante Operyx en protecciondedatos@operyx.com.co. La
revocatoria de la autorización no afecta la validez de las firmas ya realizadas conforme
a la ley.
9. ACEPTACIÓN
La aceptación de estos Términos se perfecciona con el acto de marcar la casilla correspondiente y registrar la firma. Dicho acto constituye prueba de la manifestación libre, expresa e informada de la voluntad del firmante.
Documento expedido por OPERYX S.A.S., NIT 902.059.079-8, Representante Legal Sergio Daniel Duque León (C.C. 1.018.468.293), en cumplimiento de la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y la Ley 1581 de 2012. Consultas: protecciondedatos@operyx.com.co — operyx.com.co